Журнал учета трудовых документов и правильная нумерация страниц

Журнал учета трудовых документов, информация по заполнению бумаг

Все данные о документах работника помещаются в специальный журнал учета трудовых документов. Информация о вкладышах, которые были выданы, о бланках и так далее. Если на предприятии работнику вкладыш не выдавался, а он принес с собой свой, то данные о нем тоже заносятся в журнал учета книжек.

Когда работника принимают на работу и вносят все данные в перечень учета трудовых книжек, то и работник должен ознакомиться с записями, поставить свою подпись в соответствующей графе, тем самым он доказывает, что документ кадровым работником был заполнен правильно. Когда сотрудник увольняется, то он вновь обязан расписаться в книге, чтобы доказать, что новые записи в его документе сделаны правильно, ошибок не содержат.

Как выглядит дневник для внесения записей о книжках?

Дневник по учету книжек ведется продолжительное время, поэтому он обязан быть в твердой обложке, формат А4. Долгая эксплуатация не испортит документ, долгие годы он должен выглядеть надлежащим образом. В книге расположено больше 1000 свободных строчек для заполнения, разлиновка удобная, строки ровные. Каждая страница содержит свой номер, если документ не имеет номеров, кадровый работник проставляет цифры на каждой странице.

Что должны сделать работники?

Для того чтобы журнал по учету трудовых документов был оформлен по всем правилам, вначале проводятся следующие процедуры:

Нумерация;

Шнуруют;

Заверяют печатью;

Сургучной печатью.

Соблюдать последовательность действий обязательно. За неправильно оформленный журнал учета трудовых документов, руководитель компании привлекается к ответственности. Следить за правильно сделанными записями книжек, обязан руководитель, и уполномоченное лицо. Исправлять ранее внесенные данные сложно в том случае, если работник уволен давно. Вести документацию надо точно по правилам, тогда компания избежит лишних проблем.

Можно купить дневник учета книжек полностью готовый, то есть прошнурованный, опечатанный, но и самостоятельно создать тоже можно.

Правила создания

Нумеровать необходимо с титульного листа, но на самом титульном листе не должно быть цифрового символа. Лист переворачивается, на следующей странице в правом нижнем углу ставится цифра два и так последующие номера. Когда пронумерована последняя страница, книга прошнурована, необходимо отнести ее руководителю, чтобы он поставил подпись и печать. Руководитель заверяет документ на задней обложке. Так журнал по учету трудовых документов готов к использованию. Когда он заканчивается, начинают вести следующий, но при этом, нумерация продолжается, то есть, если прошлый был закончен страницей 120, то следующий начинают со страницы 121, как вы понимаете, 121 страница, это титульный лист, а значит, страница для записей будет начинаться с номера 122.

Пример подписи руководителя: