Положение о персональных данных сотрудников. Как хранить информацию правильно?
Персональные данные – это информация, в которой рассказывается все о человеке. Работодатель, при приеме на работу сотрудника, обязан знать о нем личную информацию. Положение о персональных данных сотрудников обязывает при приеме на работу, руководство компании, узнать о работнике следующую информацию:
ФИО;
Все о рождении;
Адрес проживания и место прописки;
Все о семье;
Какое образование;
Доход;
Другие данные, которые будут необходимы.
Важно знать, что в положение о персональных данных сотрудников иногда не может быть включена некоторая информация, а именно личного характера. Если работодателю по каким-то причинам будет необходима данная информация, то брать ее надо только с согласия работников.
Также важно знать, что положение о персональных данных сотрудников составляется в каждом отдельном случае по-разному. Необходимо вносить ту информацию в документ о персональных данных работников, которая относится именно к компании в данный момент. Если придется в будущем поменять положение, то обязательно ознакомить с ним всех, кто когда-то давал согласие на обработку данных, а значит это все сотрудники предприятия. Также должны расписаться приближенные руководства, которые участвовали в создании документа о личных данных работников. Всего документов должно быть два. Это само положение о личных данных работников, а также документ о неразглашении персональных данных работников, в них должны стоять подписи создателей документа, руководства и так далее.
Рассмотрим, что входит в этот документ
Первое что пишут в документ – это название предприятия. Далее имя директора и вновь название предприятия.
В первом пункте указано общие положения. Значит, определяется порядок предоставления персональных данных. Обязательно при составлении пользоваться Конституцией РФ и ТК РФ, не нарушать законы. Для каких целей необходимо узнать данные работников.
Во втором пункте пишут, кто именно имеет право предоставлять персональные данные. Лично сам работник, а также третьи лица, но при этом необходимо письменное согласие истинного обладателя документов. Описание всех документов, которые необходимы при предъявлении в определенной компании. Каждая фирма пишет те, которые необходимы именно ей.
В третьем пункте описывается, как должно храниться положение о персональных данных сотрудников. Все документы обязательно хранятся в специальном, опечатанном шкафу. Описание, какие именно бумаги должны храниться. Использоваться данные могут только по назначению и третьи лица не смогут узнать секретную информацию. То есть все документы должны лежать в сейфе. На локальном диске каждый файл засекречен.
В четвертом перечисляются все те работники, которые имеют доступ ко всем данным. Обычно это:
учредители компании;
- директор;
- заместитель;
- финансист;
- менеджер по персоналу;
- главный бухгалтер;
- юрист;
- служба безопасности;
- руководители структур;
- специалисты по персоналу.
Пятый пункт положения о персональных сведениях работников описывает в каких случаях можно пользоваться информацией без согласия работника. Например, по состоянию здоровья он не может дать согласие, другие подобные случаи. Все утерянные данные будут восстановлены за счет работодателя. Если утеря причинит вред работнику, тоже необходимо будет провести работу, которая обеспечит безопасность человека.
В шестом пункте положения о персональных сведениях работников указывает на то, что каждый сотрудник имеет право получить на руки свои документы. Имеет право взять копию любых деловых бумаг относящихся непосредственно к нему.
Седьмой пункт работодатель и другие участники, составители документа не имеют право разглашать информацию. Третьей стороне могут быть выданы данные только в том случае, если истинный обладатель документов даст на это согласие.
И восьмой пункт – указывает на то, что если персональные данные работников будут раскрыты, причинят вред обладателям, то работник, незаконно завладевший данными, будет наказан по закону.
Далее работники подписывают обязательство о неразглашении сведений. Ставится подпись генерального директора.
После данной процедуры положение о персональных сведениях работников должно быть заверено третьей стороной, то есть трудоустраиваемы