Книга учета движения трудовых документов, все об обязательном журнале
Известно то, что журнал обязан храниться в организации 75 лет. Если происходит ликвидация предприятия, то он переходит в архив и при необходимости должен быть предоставлен лицу, который интересуется документом. Естественно книга учета движения трудовых книжек просто так ни кому не выдается, только по специальному документу. Как отражается информация, рассмотрим далее.
Вначале предлагаем взглянуть на образец документа – это одна страница, оформленная по всем правилам. Вы видите своеобразную таблицу, каждая графа имеет свое наименование. Далее идет внесение информации. Что ж приступим.
Первая графа
В эту графу вносят сведения о документах. Каждому из них дают регистрационный номер. Также в эту графу вписывают сведения о вкладышах.
Вторая графа, а также третья и четвертая
Сюда вносят информацию о сотрудниках, когда поступили, регистрируют книжку и вкладыш – если необходимо. Дата внесения в трудовой книжке и в журнале может отличаться по простой причине. Статья 66 регламентирует, что оформление трудовых книжек на работника производится в том случае, если он отработал в организации 5 и более дней. Сразу в день приема внесения в книжку не делают, а вот книга учета движения трудовых книжек содержит данную информацию. Кадровый работник обязан вносить в книгу дату приема на работу сотрудника, а не дату заполнения трудового документа.
Графа пятая
Сюда вносят ФИО сотрудников. Обязательно надо помнить, что сокращение инициалов не допустимо.
Шестая графа
В этом разделе храниться информация о трудовых книжках, номера и серии документов, а также, номера и серии вкладышей. Серия в новых книжках – это буквенные символы и цифровые символы – номер. А вот, например книжки, выпущенные в 1938 году, не имеют подобных данных, если кадровому работнику попалась именно такая книжка, то можно ставить прочерк вместо данных. Книжки, выпущенные в 1974 году, имеют буквы, римские цифры и номер, состоящий из семи цифр.
Седьмая графа
Сюда вносятся данные о работнике, его специальность. Номер трудового договора. Иногда вместо должности пишут функцию, например, дворник или уборщик, профессии нет, а функция трудовая имеется.
Восьмая графа
Структурное подразделение отдела, в которое будет трудоустроен сотрудник.
Девятая графа
Какой документ служит основанием для приема человека на работу. В основном – это приказ, но может быть протокол собрания, в случае если на должность избран директор.
Десятая графа
Эта графа отведена под роспись сотрудника, который вносил данные в документ.
Одиннадцатая графа
В этом разделе обозначается информация о сумме, которую внес работник за ведение трудовой книжки или покупку вкладыша. Ведение трудовой книжки, то есть получение нового экземпляра. Если ни вкладыш, ни книжка не была заведена, значит ставить прочерк в данной графе.
Двенадцатая графа
Сотрудник, заполняющий журнал должен проставить сведения о прошлой работе сотрудника.
Тринадцатая графа
Этот раздел предназначен для подписи сотрудника. Бывают случаи, когда при увольнении сотрудник не забирает трудовую книжку с работы так, как уволен, был по не особо приятным причинам. Ему почтой высылают уведомление. В книге делают запись – номер уведомления, дата отправки.
Какая обязана быть книга учета движения трудовых документов
Обязательно в твердом переплете, страницы пронумерованы. Прошивка станиц в настоящее время не обязательная процедура. Сегодня можно купить уже полностью готовый для заполнения журнал. Пронумерованные страницы и так далее. Сотрудникам остается только ее прошнуровать и повесить сургучную печать. Книгу заверяет руководитель, а также уполномоченное вести журнал лицо. Сзади книги ставят печать и роспись, также указывают точное количество страниц.