Как восстанавливается документация кадров?

Документация кадров, порядок восстановления документов

Кадровая документация в некоторых компаниях ведется не по правилам. В итоге со временем становится понятным то, что некоторые документы потеряны. Нужно восстановить все бумаги в короткие сроки, например, для предоставления каким-то комиссиям или по другим причинам. Узнаем, как необходимо восстанавливать документы и как ведется правильная кадровая документация.

В первую очередь необходимо определить, какие документы создаются и хранятся в организации. Обычно, если в компании нет грамотного делопроизводителя, то многие бумаги просто отсутствуют, так как их не создавали, по факту отсутствует кадровая документация. Проведите ревизию и выявите, те документы, которые обязательно должны присутствовать в организации.

Некоторые компании пользуются документами, скаченными из интернета. Кадровый работник не знает норм и правил составления документов, он качает готовые, распечатывает. На деле получается так. Организация работает посменно, а в документах указан рабочий день с 9 часов утра и до 18 часов. Необходимо взглянуть на документы внутреннего распорядка и изменить все существующие. Привести неправильно оформленные бумаги в надлежащий вид.

Взгляните на штатное расписание. Что в нем описано и что существует в действительности? В действительности может не существовать многих должностей, быть изменен график работы. А в штатном расписании все это отсутствует. Необходимо переписать документ полностью, если на предприятии есть серьезные изменения.

Каждый сотрудник должен быть оформлен по правилам. Нужно проверить все трудовые договора. Если сотрудники приняты без трудового договора, то это грубое нарушение. Нужно тщательно изучить все соглашения, так как некоторые могут быть неправильно заключены еще и потому, что являются гражданско-правовыми.

Если на предприятии трудоустроены сотрудники, работающие по совмещению, то необходимо проверить правильно ли они оформлены. Сотрудник на совмещенной должности должен быть трудоустроен посредством перевода на дополнительную должность. Будьте внимательны, существуют некоторые нюансы по оформлению.

Далее необходимо изучить, насколько правильно оформлены увольнения. Также необходим специальный документ, который фиксирует различные виды увольнений. Это обязательный кадровый документ. Также проверьте после увольнения, всем ли сотрудникам была выдана трудовая книжка. В некоторых случаях работник сам не может получить документ, в итоге книжка остается в организации на несколько месяцев и даже лет.

Какой график работы на предприятии? Обязательно надо вести график смен. Это важно в таком деле, как кадровая документация. Некоторые компании устанавливают ненормированный график работы, при этом оплата труда остается фиксированной, то есть оплата только за трудовую смену, за 8 часов. А человек трудиться 12 часов. Ненормированный день не может устанавливать один работодатель. Обычно создается комиссия, обговариваются все нюансы, которые интересуют проверяющий орган.