Что такое документы кадрового делопроизводства?
Сфера кадрового делопроизводства фиксирует все изменения в трудовых отношениях, число и служебные перемещения кадрового персонала. Все это делается для того, чтобы придать процессам официальное оформление. Всякий документ носит коммерческую направленность. Его можно использовать, как документальное основание для доказательства в суде. Так, компании, чтобы подтвердить имеющиеся льготы по налогообложению на прибыль, необходимо предоставить зарплатные ведомости, штат сотрудников, табель работы и иные бумаги. Когда в штате присутствует точка штатного юриста, при налогообложении включать юристов со стороны компания не вправе.
Документы кадров в компаниях, как правило, содержатся в очень запущенном виде. Очень часто руководство компании начинает вспоминать о приведении документации в порядок лишь после возникновении трудовых споров, несчастном случае на производстве, когда выясняется, что впереди ожидают большие неприятности. В этот момент штатные кадровики проводят внутренний аудит в своем хозяйстве и пытаются ускоренными темпами и довольно безграмотно учесть и исправить все ошибки.
Документы делопроизводства кадров занимают в любой компании очень важное место, поскольку на их основании бухгалтерия рассчитывает оплату труда, различные выплаты, предоставление льгот. Эти документы следует содержать, согласно законодательству. Руководители предприятий не часто имеют достаточное представление об объеме, который тянут на себе кадровые работники. Они, включая кадровиков, не отдают отчет, какая лежит ответственность за несоблюдение законодательства и небрежное оформление документации.
Что такое ЛНА?
Документы делопроизводства кадров включают необходимые документы для приема на работу кадрового сотрудника и документы, разрабатываемые непосредственно в компании. Ко вторым относятся, так называемые, локальные нормативные акты. Законодательство не определяет четкое понятие ЛНА, лишь упоминает, что они согласовывают трудовое законодательство с особенностями компании. Следует отметить, что созданные в организации ЛНА нуждаются в анализе, чтобы положение сотрудников соответствовало законодательству. Данное положение требует разъяснения. Если нормы ЛНА не соответствуют законодательству о труде, то используются другие нормативные акты, положения законодательства или колдоговоры.
В чем состоит учет специфики.
Рассмотрим пример, когда законодательством дается возможность применения сменного кадрового графика. Если на производстве начинает применяться сменный график, то обязательным ЛНА является график сменности. Причем, работники предприятия знакомятся с ним заблаговременно.
Другие, разрабатываемые в компании ЛНА, но не предусмотренные кодексом о труде, создаются для регулирования отношений в коллективе, включающие нормы ТБ, дисциплины, графика работы, промсанитарии, без которых невозможна организация производства. Часто возникает вопрос, относится ли должностная инструкция к ЛНА? Согласно трудовому законодательству, ЛНА строго не определяется. Можно только описать признаки нормативности, действующие в компании. Критериями могут служить следующие факторы: неоднократность использования, т.е. после введения документа его использование продолжается; неперсонифицированность – документ касается целых подразделений, круга лиц.
Ведение документации.
Кадровые сотрудники регулярно занимаются оформлением дополнительных выплат и взысканий, отпусками и командировками, перемещением на должностях персонала внутри предприятия по различным причинам. Кадровое делопроизводство – это сфера, которая оформляет трудовые отношения, отображая информацию о кадровых перестановках документально.
Тщательно проработанные должностные инструкции, договоры о трудовой деятельности и контракты, как официальные документы, устанавливают обязательные расходы предприятия на решение кадровых вопросов по их переподготовке и обучению, на командировки. Фиксируя документально отношения персонала и руководства, все документы включают необходимую для деятельности компании информацию.
По этой причине важно адекватное отношение к подобным документам. Правильность их оформления влияет на подтверждение многих положений при решении трудовых вопросов и споров. Это повлияет на льготную пенсию за трудовую деятельность на производстве, но любая ошибка в названии исполняемой должности грозит невключением стажа в официальные документы по оформлению льготной пенсии.
Отдельного внимания требует правильное заполнение трудовых книжек - основы для юридического подтверждения трудовой деятельности сотрудника. От этого зависит соответствие законодательству прав работника на льготы и социальные гарантии. Законодательные акты, должностные инструкции, иные документы, отображающие трудовые права работников – все это должно быть в распоряжении кадрового сотрудника.