Как на предприятии хранят трудовые документы

Как работодатель обязан хранить трудовые документы, вкладыши к ним

На любом предприятии должны иметься новые трудовые книжки (рабочие паспорта), вкладыши к ним. Специалист пришедший устраиваться на работу в первый раз, не обязан приносить с собой, административные листы или книжку. Кадровик должен иметь трудовые книжки в наличии и предоставить вновь прибывшему на работу специалисту обязательный документ, заполнить его по всем требованиям. Руководитель компании покупает трудовые книжки у распространителей, либо у юридического лица. Изготавливает трудовые книжки ГОЗЗНАК.

В каких случаях работодатель должен предоставить сотруднику трудовые книжки:

Специалист пришел впервые;

Сотрудник потерял документ;

Если трудовую потерял работодатель, либо испортил сам специалист;

Если бланк был заполнен неправильно.

Зачем нужны вкладыши

Рабочий паспорт не подлежит замене в том случае, если в нем больше нет листов для заполнения, чтобы продолжать ведение, надо вклеивать дополнительные листы, которые должны храниться на предприятии, как и сами трудовые книжки.

Если работодатель предоставляет работнику трудовую книжку, либо бланк, он должен быть оплачен со стороны сотрудника. Если был испорчен кадровым работником при заполнении, предоставляется бесплатно.

Сотрудник потерял документ, он должен написать заявление на имя руководителя, описать причины отсутствия рабочего паспорта ст. 65 ТК РФ.

Где хранят вкладыши и документы

Каждая административная бумага находится в бухгалтерии, расположена в несгораемом сейфе, в том числе, трудовые книжки. Выдает главный бухгалтер кадровому работнику по первому требованию. Когда берется новый документ, лист, необходимо в специальную книгу учета занести данные о взятом бланке, книжке, указать порядковый номер, серию п. 41 Правил.

В конце месяца кадровый работник должен принести отчет в бухгалтерию, в нем указаны суммы, полученные за оформление бланков, новые трудовые книжки. К отчету прикладывают кассовый ордер п. 41 Правил.

Как вести книгу учета: книжек, бланков

Это обычный учетный журнал в нем все страницы нумеруются, книга прошнуровывается, скрепляется печатью. Переплет журнала учета твердый не будет растрепываться. Книгу ведут несколько лет, пока все страницы не будут заполнены, после скрепляют печатью, хранят 5 лет в организации, затем передают в архив. Ведение книги доверяется ответственному специалисту.

Титульный лист – название организации без сокращений. Далее, второй лист заполняет специалист, который будет вести книгу. Кто назначил работника ответственным лицом, номер приказа указать. Заполнить графы таблицы:

1. 1. Регистрационный номер;

2. 2; 3; 4 Получение и выдача бумаг. Заполнять арабскими цифрами;

3. 5. Название компании поставщика рабочих паспортов, бланков;

4. 6. Номер, дата документа, который предоставлялся для получения;

5. 7. Все порядковые числа будущих рабочих паспортов;

6. 8. Числа вкладышей;

7. 9. Сумма в рублях;

8. 10. Сколько выдано трудовых: серия, номера документов;

9. 11. Серия номера вкладышей, количество выдач;

10. 12. На какую сумму удалось реализовать деловых бумаг. 

Если трудовые книжки, административные листы хранятся неправильно, руководитель компании может быть наказан по ст. 5.27 КоАП РФ. Производство будет остановлено на три месяца. Ответственное лицо будет оштрафовано на предусмотренную законом сумму.