Какие шаги необходимо сделать, чтобы правильно оформить дубликат трудового документа.
По закону РФ только в этих случаях можно сделать повторный документ о трудовом стаже, то есть дубликат трудовой книжки:
- если потерян оригинал;
- запись в документе о том, что сотрудник уволен, признается недействительной
- утрата документа при пожаре, других форс-мажорах;
- работодатель потерял важные бумаги, ему следует их срочно восстановить;
- неверные записи.
Чтобы получить дубликат трудовой книжки, нужно написать заявление, указать, что требуется замена документа и дубликат трудовой книжки по такому-то поводу.
Что делать с порчей книжек по вине работодателя? Необходимо провести такие действия: вначале собрать комиссию, в нее войдут административные работники, руководители. Необходимо присутствие работников профсоюза. Работодатель, потерявший документы, предоставляет комиссии бумаги, в них четко описана причина, по которой произошла утеря, либо порча экземпляров. Также необходимо присутствие свидетелей. Когда документы изучены, составляется акт, он будет являться основанием для выдачи новых дубликатов.
Что включают в новый документ?
Вначале необходимо написать заявление оно будет считаться основанием для того, чтобы получить дубликат трудовой книжки.
Данные, которые заносятся:
Все данные, что были в испорченном экземпляре, весь стаж работы: общий, непрерывный. Запись заносить в том случае, если имеются документы, доказывающие, что вносить информацию можно (бумаги доказывающие стаж);
Также в книжку включают все награды, премии так далее.
Не представляется возможным восстановить весь прошлый стаж, значит, необходима та информация, которая указана в документах доказывающих, что данные верны.
Когда сотрудник получает новый документ, то есть, дубликат трудовой книжки, видит на титульном листе запись «Дубликат» - это верно.
В каких еще случаях выдается копия?
Многие административные организации, такие как пенсионный фонд, либо банковские организации, требуют с человека оригинал документа. Такая позиция не верна. Человек имеет право в такие учреждения приносить только лишь копию документа, тем более в организации, где он работает, не могут выдать оригинал, если сотрудник не увольняется. Значит, для того чтобы посетить Пенсионный фонд, банк или оформить загранпаспорт, необходимо взять в организации дубликат трудовой книжки, предоставить в административное учреждение.
Правила в получении копии.
Сотрудник может обратиться в организацию с просьбой сделать дубликат трудовой книжки при этом не объяснять руководству, для каких целей ему необходим дубликат. Но сотрудник обязан будет написать заявление в нем указать, что необходима копия. Если в уставе компании имеется запись разрешающая брать копию документа без разъяснения причин, тогда сотруднику нет необходимости объяснять для каких целей проводится выдача копии. Но если в уставе имеется запись "разъяснять причины", значит, в заявлении указать по каким причинам копия выдается.
Руководство компании при создании копии должны сделать дубликат каждой страницы, расположенной в книжке, на каждой странице установить надпись «Копия верна». Далее подпись сделавшего копии, расшифровка подписи.
